اهمیت مدیریت زمان و مهارت‌های مدیریت زمان

اهمیت مدیریت زمان و مهارت‌های مدیریت زمان

امروز دیگر هیچ موفقیت بزرگی حاصل نمی شود، مگر آنکه فردی به اجبارمهارت مدیریت زمان و برنامه ریزی را بکار گرفته باشد.

آیا تا به حال به نظرتان آمده که برخی از افراد برای تمام کارهایشان برنامه زمانی مشخصی دارند، در حالی که دیگران همیشه سراسیمه از کاری به کار دیگر می‌روند و هرگز هیچ‌کدام را تمام نمی‌کنند؟ دسته اول بر اساس برنامه کاری از پیش تعیین شده پیش می روند؛ درحالی که دسته دوم همان لحظه تصمیم می گیرند و همیشه چندین کار درحال انجام دارند.

آیا دقت کردین که دستۀ اول که افراد موفق تری هم هستند، عموما سرشان خلوت‌تر است؟ احتمالاً آن‌ها از وقتشان به صورت موثرتری استفاده می‌کنند و مهارت‌های مدیریت زمان بهتری دارند. دانشمندان حوزه موفقیت موضوع مدیریت زمان و برنامه ریزی،را اصلی ترین راز موفقیت افراد سوپر موفق جهان می دانند.

مدیریت زمان در تئوری آسان به نظر می‌رسد، اما در عمل به شکل غافلگیرکننده‌ای دشوار است. لازم است اولویت‌بندی کنید و زندگی خود را نظم ببخشید. اما هنگامی که چنین کنید، در عین تعجب خواهید دید که تمام‌ کارهای روزمره، هفتگی و ماهانۀ شما نظم و ترتیب می‌گیرد و به تمام کارهایتان می‌رسید.

راز های استراتژی مدیریت زمان موثر و خوب

درک صحیح تفاوت میان کار ضروری و کار فوری و کار مهم می تواند مدیرت زمان و استفاده بهینه از زمان را در زندگی شما 100% متحول کند.

کارهای «ضروری» یعنی کارهایی که نیازمند توجه فوری شماست، اینکه به آنها توجه کنید یا نکنید تاثیری بر ضرورت موضوع ندارد.
کارهای «مهم» ضرورت دارند و انجام ندادن آن‌ها عواقبی جدی برای شما و دیگران خواهد داشت. انجام دادنشان در رسیدن به اهدافی(چه اهداف شخصی و چه حرفه‌ای) که در سر داریم بسیار موثر است.
کارهای «فوری» نیازمند واکنش سریع هستند. انجام دادنشان واجب است. اگر سریع انجامشان ندهیم،عواقبی خواهد داشت.

یعنی کافی است کارهای فوری اولویت اول کارهای روزانه شما قرار گیرید و بعد کارهای مهم را انجام دهید و در نهایت به کارهای ضروری رسیدگی کنید. شاید الان اولویت بندی ها کارها کمی برایتان سخت و وقت گیر به نظر برسد و کلا برنامه ریزی کاری پیچیده باشد.

اما به شما قول می دهم بعد از مدت کوتاهی، زمانی شاید در حد 10 دقیقه در روز از شما بگیرد اما نتایج این کار به طور باور نکردنی تحولی در زندگی فردی و کارتان ایجاد خواهد کرد. شما برای اینکه استاد مدیریت زمان شوید کافی است این کار را عادت خود کرده و بعد تکنیک های مدیریت زمان را بیاموزید. کار تمام است.

برای مثال:

پاسخ دادن به تلفن ضروری است. اگر پاسخ ندهید، تماس‌گیرنده قطع خواهد کرد و شما هرگز نمی‌دانید چه کار داشته است. اصلاً ممکن است تلفن گویا باشد که برای بیمه بازاریابی می‌کند. اما این‌ مهم نیست.

معاینه شدن مستمر توسط دندانپزشک مهم است (یا حداقل این طور به ما گفته‌اند). اگر نروید ممکن است دچار بیماری‌های دهان و دندان شوید. اما این ضروری نیست. اما اگر مدت زیادی از آن چشم‌پوشی کنید، ممکن است ضروری شود چون دندان‌درد می‌گیرید.

اینکه پس از پایان ساعت مدرسه به دنبال فرزندانتان بروید، هم مهم است و هم ضروری. اگر به موقع دنبال آن‌ها نروید، فرزندتان در زمین بازی یا کلاس منتظر می‌مانند و نگران این خواهند بود که شما کجا هستید.

خواندن ایمیل‌های بامزه یا پست‌های فیس‌بوک نه ضروری است و نه مهم. اما چرا اولین کاری که هر روز انجام می‌دهید، همین است؟ صفحۀ ما در مورد کاهش حواس‌پرتی‌ها را نگاه کنید. به شما در شناسایی و اجتناب از آن‌ها کمک می‌کند تا بهتر به کارهای مهم و ضروری خود بپردازید.

تمایز میان کارهای مهم و ضروری کلید اولویت‌بندی بار کاری شماست، فرقی هم ندارد در خانه باشید یا سر کار.
سعی کنید از جدولی مانند ماتریکس اولویت آیزنهاور استفاده نمایید تا کارهای خود را در دستۀ مناسب قرار دهید.
اخرین روز ثبت نام و یا پرداخت مالیات، جزو کارهای اولویت اول و فوری است.

ماتریس آیزنهاور در اولویت کارها چیست؟

رئیس‌جمهور سابق آمریکا، (دوایت دی. آیزنهاور)، در سال 1954، در جریان یک سخنرانی بین‌المللی گفت: مشکلات من دو نوعند: فوری‌ها و مهم‌‌ها. فوری‌ها مهم نیستند، و مهم‌ها هم هیچگاه فوری نیستند.

به خاطر داشته باشید که سلامتی شما نیز مهم‌ است. صرفاً به این خاطر که مشغله‌های زیادی دارید، دلیل نمی‌شود 10 دقیقه پیاده‌روی در روز یا خوردن غذاهای سالم برایتان مهم نباشند. شما نباید سلامت فیزیکی یا ذهنی خود را به خاطر فعالیت‌های «ضروری» به خطر بیندازید.

ضروری و یا مهم یک حالت ثابت نیست. شما باید لیست خود را به صورت مستمر بررسی کنید تا اگر لازم بود اولویت کارهای مهم و ضروری تغییر کند.

اگر یک کار مهم به پایین لیست رفت و تبدیل به ضرورت شد، اما همچنان مهم بود باید چه کار کنید؟
ابتدا ببینید که آیا واقعاً مهم است یا خیر. آیا اصلاً لازم است که انجام شود یا فقط به خودتان چنین القا کرده‌اید؟ اگر واقعاً مهم است، واگذاری آن را در نظر بگیرید.

راز بزرگ رهبران سوپر موفق چیست؟

دوستی داشتم که مدیر یک تیم پرمشغله و به شدت واکنش‌گر بود که دائماً از او تقاضاهای ضروری می‌کردند و وقتش را می‌گرفتند. او می‌دانست که باید زمانی را صرف تفکر دربارۀ اجرای سیاست‌ها کند اما تخصیص زمان برای این کار واقعاً دشوار بود.

در جلسه ای، یکی از کارمندانش که یکی از اعضای اصلی تیمش بود تمایل خود را برای کارهای استراتژیک اعلام کرد. او می‌خواست بدین ترتیب مهارت‌های خود را پرورش دهد. آقای مدیر فرصت را برای هر دوی آن‌ها مناسب دید و پیشنهاد داد تا کارمند داوطلب طراحی اولیه برای اجرای سیاست‌ها را آماده کند.

دوستان بیشتر مشکلات مدیران و حتی افراد در زندگی فردی از زمانی آغاز می شود که شما تصور می کنید فلان کار را هیچ کس بجز شما نمی تواند عالی انجام دهد. این بزرگترین دامی است که افراد ناموفق در آن گرفتار می شوند و سپردن کارها به دیگران مهم ترین ویژگی رهبران سوپر موفق است.

نگران کیفیت انجام کار ها نباشید. باور کنید دیگران هم می توانند کارها را درست پیش برند. تازه باور کنید تفاوت کاری که توسط خود شما انجام شود با کاری که به دیگری می سپارید، خیلی زیاد نیست ولی زمان آزاد شده می تواند نتایج جدیدی برای شما و مجموعه شما ایجاد کند. شما ترجیح می دهید کمی کیفیت بیشتر را انتخاب کنید و یا نتایج جدید را ؟ سارا از این فرصت نهایت استفاده را برد و طرحی کامل و جامع آماده کرد. این کار باعث شد پایۀ آیندۀ شغلی خویش را تحکیم بخشید.

قواعد بیشتر برای مدیریت زمان خوب

به راهکارهای زیر توجه کنید:

منظم باشید.

برای بسیاری از ما شلختگی می‌تواند یک عامل حواس‌پرتی باشد و موجب افسردگی شود. نظم می‌تواند عزت نفس و انگیزۀ انسان را بهتر کند. همچنین درخواهید یافت که اگر محل کارتان منظم باشد، بهتر به اوضاع رسیدگی می‌کنید. اگر سیستم شما طوری است که کلی یادداشت روی یخچال یا بُرد چسبانده‌اید، پس هر آن‌چه که لازم نیست را بِکَنید! بدین ترتیب خواهید دید که چه کارهایی را واقعاً باید انجام دهید و بعید است چیزی را فراموش کنید.

توصیه‌هایی برای منظم بودن:
سه دسته درست کنید، نگه دارم، واگذار کنم و دور بیندازم.

نگه دارم: لازم است برای ثبت نگه دارید یا به آن رسیدگی کنید. اگر لازم است برایش کاری انجام دهید، آن را به لیست کارهای خویش اضافه کنید.
واگذار کنم: شما آن را نمی‌خواهید ولی ممکن است شخص دیگری بتواند از آن استفاده کند. شاید کاری باشد که باید واگذار شود.
دور بیندازم (یا بازیافت کنم): مواردی که برای شما و هیچ شخص دیگری ارزش ندارند.
دیرت زمان، مهارت های مدیریت زمان، روش های مدیرت زمان

زمان خاص خود را معین کنید.

همۀ ما در ساعاتی از روز کارایی بهتری نسبت به بقیۀ اوقات داریم. بهتر است کارهای دشوار را برای این ساعات نگه داریم.
با این وجود، شما باید کارهایی که زمان خاصی دارند را در برنامۀ خود ثبت کنید، مثل جلسه یا مراجعه به ادارۀ پست.

روش مفید دیگر این است که لیستی از کارهای مهم اما غیر ضروری را تهیه کنید که می‌توانید در ده دقیقه فاصله میان جلسات انجام دهید: شاید زمان مناسبی باشد که ایمیل تایید تاریخ تعطیلات را بفرستید.
به تعویق نیندازید، اما از خود بپرسید چرا وسوسه می‌شوید تا چنین کنید
اگر کاری واقعاً ضروری و مهم است، سریعا انجامش دهید.
اما اگر دیدید بهانه‌تراشی می‌کنید تا از انجام آن طفره بروید، از خود بپرسید که دلیلش چیست.

ممکن است شک داشته باشید که آیا اصلاً واجب است این کار را انجام بدهم؟ شاید نگران اخلاقیات هستید یا فکر نمی‌کنید که این بهترین گزینه باشد. اگر چنین بود، دیگرانی را پیدا کنید که موافق نظر شما هستند. در محل کار با همکاران یا مدیر خود و در خانه با خانواده یا دوستان صحبت کنید و ببینید که آیا راه بهتری وجود دارد یا خیر.

مهمانی تولد

سارا در آستانۀ تولد فرزند چهار ساله‌اش به دوست خود، مریم، می‌گوید: «من باید مهمانی دخترم را ترتیب دهم. خیلی وقت است که آن را پشت گوش می‌اندازیم و بهتر است سریعاً کاری کنم.» مریم پاسخ داد: «من پارسال این کار را انجام دادم. آخر سر هم فهمیدم اصلاً دلم نمی‌خواست چنین مهمانی‌ای راه بیندازم.

در عوض به پارک رفتیم.» سارا گفت:« به نظر فکر خوبی می‌آید.» مکالمه ادامه یافت، و دو هفته بعد، سارا با مریم تماس گرفت. سارا گفت: «می‌دانی، در مورد مهمانی حق با تو بود. به اندازۀ کافی سر خودم شلوغ هست. در موردش حرف زدیم و تصمیم گرفتیم یک مهمانی کوچک در خانه برپا کنیم و یک قلعۀ بادی بیاوریم. دخترم از این بابت واقعاً خوشحال است چون می‌تواند دوستان خاصش را دعوت کند. این را رزرو کرده‌ام و احساس می‌کنم بابتش خیلی خوشحال‌تر هستم.»

سعی نکنید چند کار را با هم انجام دهید. (چندتکلیفی نکنید)

به طور کلی مردم در چندتکلیفی خوب نیستند، چون مغز ما باید مرتباً موضوع تمرکزش را تغییر دهد. بهتر است ابتدا یک کار را تمام کنیم و سپس سراغ کار بعدی برویم. اگر مجبور هستید کارهای مختلفی را انجام دهید، آن‌ها را گروه‌بندی کنید و کارهای مشابه را پشت سر هم انجام دهید.

آرام باشید و نسبت به اوضاع بینش داشته باشید.

شاید مهم‌ترین کار این باشد که آرامش خود را حفظ کنید. احساس گیج شدن به دلیل کارهای زیاد می‌تواند بسیار استرس‌زا باشد. به خاطر داشته باشید که اگر کارهای امروز خود را به پایان نرسانید یا آن‌ها را برای فردا بگذارید، دنیا به آخر نمی‌رسد، به خصوص اگر به صورت منطقی آن‌ها را اولویت‌بندی کرده باشید.

اینکه به خانه بروید و شب به موقع بخوابید تا فردا سر حال باشید، بسیار بهتر از این است که ضرب‌العجل بر خود تحمیل کنید؛ آن هم برای کاری که شاید آن قدرها مهم نباشد.

لحظه‌ای صبر کنید و زندگی و اولویت‌های خود را بنگرید، شاید دیدگاه شما به شکلی اساسی تغییر کند!

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *